Seismonaut har flere hjemmesider,
som du er velkommen til at besøge:

Seismonauts øvrige sider

Blog

Få succes med videndeling i jeres virksomhed

Videndeling

Alle organisationer er afhængige af, at medarbejdere deler, hvad de ved. Men alligvel kan ingen rigtig forklare, hvad videndeling er, og det forsvinder mellem hænderne på en, så snart man forsøger. Her kommer alligevel et bud på hvad og hvordan - fordi det så vigtigt, og fordi de senere års teknologiske udvikling har skabt nye muligheder.

Du kender det sikkert. Det vælter ind med mails, nogle er topprioritet og henvendt direkte til dig. Andre er sendt med det formål, at du liiiige kan kigge med. Den sidste type læser du med stor sandsynlighed ikke særligt grundigt, hvis du overhovedet åbner dem. I det hele taget er email ikke en specielt god kanal til effektiv videndeling. Den er afsender-orienteret og overloadet med alt muligt forskelligt information. Skal vi videndele effektivt i en travl hverdag, er der altså behov for supplering med andre kanaler.

Men hvilke kanaler skal du vælge, og hvordan kan du sikre dine modtageres opmærksomhed?

Et godt afsæt til en forståelse af effektiv videndeling, er den amerikanske medieforsker Clay Shirkys kortfattede pointe:

“Vi overvurderer konstant værdien af adgang til information og undervurderer værdien af adgang til hinanden.” -  Clay Shirky (2008)

Hvis viden skal modtages, skal den opleves som relevant for modtagerne, og den skal komme fra en troværdig kilde. Det er særligt vigtigt at have in mente digitalt, fordi afsenderen kan opleves som upersonlig, hvis indholdet ikke er rettet direkte mod modtageren; vi kan altså ikke bare uploade vores viden i en database, sende massemails eller dele den på intranettet uden kontekst. Den delte viden skal målrettes og motiveres fra en tydelig afsender. 

1. Så hvilke kanaler skal du vælge?

Når du ved, hvem din viden skal ud til, kan du vælge platformen. Overvej, hvilken type kommunikation du vil lægge op til. Skal videndelingen opfordre til dialog eller ej? Hvilken type respons vil du gerne have?

Hvis din viden er relevant for en mindre gruppe, er det oplagte valg måske mail, men overvej, om der evt. kunne være en fordel i at etablere en form for mikronetværk - fx gennem en gruppe- eller chatfunktion på intranettet, på samarbejdsplatforme som Yammer eller Slack eller måske endda på Facebook Messenger, så I let kan sparre om det delte. Det vigtigste er, at du er tydelig som afsender. Tidligere talte man ofte om videndeling som opbevaring, som om viden kunne opsamles i dokumenter og gives videre - som en skål sukker fra den ene nabo til den anden. Efterhånden er det heldigvis blevet mere udbredt at tale om videndeling som samarbejde. Hvis jeg skal modtage viden kræver nemlig ofte at jeg har haft fingrene nede i arbejdet. Hvis du vil vide mere om den forandring, kan jeg anbefale det her interview med strateg og forfatter Don Tapscott.

Hvilke kanaler, der fungerer bedst, afhænger selvfølgelig af jeres organisation. Du kan med fordel bruge 5-10 minutter på at overveje, hvilke kanaler der er mest brugt i jeres organisation, og hvilken type viden du kan forestille dig at dele på de forskellige kanaler.

For at kunne videndele er det nemlig vigtigt at overveje, hvilken viden du har med at gøre - skal I koordinere en specifik opgave, ønsker du sparring eller har du mødt en person, som kunne være relevant for dine kolleger at tage fat i? Svaret har betydning for, hvordan dine kolleger modtager din viden, og hvilken respons du kan forvente at få.

I Peter Holdt Christensens bøger om videndeling kan du finde mere information om videnstyper.

Lige meget hvilken type viden, du vil dele, er det vigtigt, at du gør det klart for modtagerne, hvilken respons du ønsker fra dem, så du allerede i din formidling kan sikre en forventningsafstemning. Er det vigtigt, at de reagerer og i så fald hvordan? Er likes den passende reaktion eller skal du bede om konkrete svar i form af forslag, holdninger, oplevelser eller billeder? Skal I have en dialog om det delte eller ønsker du et koordinerende svar fra modtagerne?

Da Stine fra Seismonaut fx fremhævede Anne Dorte på Yammer efter at have overhørt en kompliment om en af Anne Dortes workshops, var et like en passende reaktion - mere behøvedes ikke:

Se billedet i større udgave her

2. Hvem er de relevante modtagere?

Min erfaring er, at den bedste respons kommer, hvis jeg har overvejet grundigt, hvem i organisationen, der får mest ud af den viden, jeg sidder med, så jeg kan rette videndelingen direkte til dem. Det kan fx være ved at tagge dem i en besked på Yammer, som da jeg fandt et blogindlæg, som hele Seismonaut, men Stine specifikt, kunne have interesse i:

Se billedet i større udgave her

Jo mindre kendskab modtagerne har til dig og dit arbejde, jo mere vil der være behov for en motivation og kontekst for det, du deler, hvis det umiddelbart skal give mening for dem. Overvej, hvorfor det er relevant for modtagerne og motiver videndelingen: Hvorfor mener du, det er interessant? Information opleves sjældent som relevant i sin ‘rå’, umotiverede form. Du skal skabe den personlige introduktion til viden, så modtagerne får din vejledning til, hvad de kan forvente, når de klikker, læser, ser etc.

Det behøver ikke være en lang motivation. Fx delte Maria for nylig et par links med en kort opdatering om, hvad vi kunne forvente at finde, og hvorfor hun delte dem netop nu.

Se billedet i større udgave her

Fysisk vs. digital videndeling

Endelig er det vigtigt at understrege, at videndeling har udgangspunkt i medarbejderes relationer. I Seismonaut har vi lavet en række projekter om digital og fysisk videndeling for både private og offentlige organisationer, og hver gang har vi oplevet, at den digitale videndeling fungerer bedst, når den kobles med menneskers fysiske kontakt - en mail kan måske fungere som opsamling på en snak ved kaffemaskinen, ligesom en gruppe på intranettet som oftest fungerer bedst, hvis medlemmer har mødt hinanden før og har en fornemmelse af hinanden.

Du er altid velkommen til at ringe, maile eller bruge en anden kanal, hvis du vil vide mere om videndeling i organisationer eller udveksle erfaringer - vi er vilde med at videndele over en kop kaffe.

Del denne side på: email + facebook + twitter