Vi mødes som aldrig før. Vores indbakker og sociale medier er fyldt med invitationer til alle mulige former for events, konferencer, gå hjem-møder, samtalesaloner, festivaler, etc. Den tiltagende volume af events har også bevirket, at det at arrangere en event ikke længere er forbeholdt specialiserede eventmedarbejdere.

Det er alle typer af medarbejdere, som får til opgave at arrangere en eller anden form for event. Og for det meste handler eventen om mere end blot videndeling. I Seismonaut oplever vi i stigende grad, at events bliver brugt som løftestang for større forandringer.

Vi har forventninger som aldrig før

De interne forventninger til en event handler ofte om at eventen skal resultere i et vigtigt output i form af input til strategier, politiske manifester eller andre forandringsskabende tiltag, som vores kunder omsætter efterfølgende. Læs for eksempel om, hvordan Dansk Magisterforening brugte en event som løftestang for en ny dagsorden for fagforeningen her.

Samtidig med de stigende interne forventninger til eventen, er vi som event-forbrugere også blevet mere og mere forvænte. For i takt med at vi alle deltager i arrangementer som aldrig før, stiller vi højere og højere krav til kvaliteten af events.

Når vi i Seismonaut modtager evalueringer på events som konferencer, gå hjem-møder etc., kommenterer deltagerne ikke kun på maden og stedet, men også formen. De går stadig op i, om der er nok kaffe, og om den er god. Men de kommer også med erfaringsbaserede forslag til facilitering og formater.

Den moderne event-forbruger vil have meningsskabende oplevelser, som de kan fortælle andre om, og de har klare holdninger til rammerne for disse oplevelser.

Otte tips til dig, som står med event-opgaven i morgen

Der er altså noget at leve op til, når man som menig medarbejder modtager opgaven at arrangere en event på vegne af sin organisation, og det kan derfor være en god ide, at bruge lidt krudt på at dykke ned den viden, der er på området.

Vi har samlet otte af vores bedste event-tips her: 

Tip #1: Se dig selv som vært

Hvordan arrangerer du det gode arrangement, som giver deltagerne en god oplevelse? Start med at se dig selv som vært frem for projektleder.

Den gode vært er karakteriseret ved at kunne sætte sig ind i sine gæsters behov. Så aktivér din empati og se eventen fra dine gæsters perspektiv. Og overvej, hvad det er for en oplevelse, du vil skabe.

Et godt tip er at stille dig selv to spørgsmål: Hvad håber du, gæsterne fortæller deres familie, når de kommer hjem? Hvad håber du, de fortæller til kollegerne?

Familien fortæller man om den gode oplevelse – det der ekstra, der var til eventen, eller hvordan maden og kaffen var. Kollegerne hører om indholdet og den nye viden.

Tip #2: Snak om, hvilken oplevelse du vil skabe for din målgruppe frem for kun om formål

For at blive klog på hvad det er for en oplevelse du vil skabe for deltagerne, kræver det, at du kender dine deltagere.

I Seismonaut oplever vi ofte, at de kunder, vi hjælper med at lave events, har vanskeligt ved at slippe deres eget fokus på formål og forventninger og ved at træde i deltagernes sted.

Men selvom det er svært, er det en god øvelse at træde lidt ud af egen krop, hvis man gerne vil skabe effekt hos dem, der skal prioritere at deltage: Hvorfor vil gæsterne komme, hvad er deres situation før de kommer, hvordan kommer de rent praktisk frem og hvad har de brug for, når de ankommer?

Ved at zoome ind på de spørgsmål lægger du fundamentet for en god event.

Tip #3: Involvér dit bagland

Ofte, når en organisation bestemmer sig for at lave en event, er der mange involveret. Nogle gange er det et samarbejde mellem flere parter, eller der kan være en ledelse, som har en holdning til eventen. Det kan også være, at ledelsen siger, de ikke har en holdning til udformningen af eventen, men sørg for at få dem med fra starten alligevel.

En event er nemlig nogle gange som et nyt website – det er først, når det går live, at organisationen pludselig går op i, hvad der rent faktiskt står på siden.

Events kan altså hurtigt udvikle sig til en politisk kampplads i en organisation. Derfor skal vigtige interessenter med fra starten. Involvér dem og inddrag dem i arbejdet med at udvikle en vision og et formål og ikke mindst bestemme målgruppen for eventen. Skriv derefter det hele ned, så har du et dokument, du kan bruge til at argumentere for dine valg senere senere i processen.

Tip #4: Brug visuelle effekter

I planlægningen af eventen og inddragelse af baglandet, er det en god ide at tegne eller printe billeder, som illustrerer, hvad det er for en event, du vil skabe.

Print billeder af lokationen, af talerne og af de andre bidragsydere, I vil have med – eller tegn det hele. Vi plejer at bruge billeder til at konkretisere, hvad det er for en oplevelse vi søger at skabe. Det gør det lettere for interessenterne at komme med input. Brug også gerne metaforer. Det er lettere at tale om en event ved hjælp af metaforer. Skal eventen være ligesom et marked eller en messe? Eller måske elementer af et folkemøde? Og igen, print billeder af det. Det gør det lettere at tale om.

Tip #5: Oplevelsen af en event starter i forventningen

Oplevelsen starter allerede før selve eventen. Det kan være via markedsføringen og de billeder, du skaber på deltagernes nethinde. De er væsentlige for at sikre engagement og opbakning.

Vær dog opmærksom på ikke at oversælge arrangement, og vær tydelig med de forventninger du skaber i invitationen. En god ide er altid at følge op på invitationen med en mail et par dage inden mødet. Her kan du oplagt give deltagerne en ekstra service i form at relevant info om arrangementet. Er der eksempelvis et stykke vej fra parkeringsmulighederne til dér, hvor mødet afholdes, er der en dårlig vejrudsigt, der kan påvirke fremkommeligheden, er der noget særligt på menuen til frokost el. lign.

Fortæl deltagerne om det, og gør det nemt for dem at glæde sig. Folk kan overkomme meget, hvis de er forberedte på det.

Tip #6: Slip ikke din event for tidligt

Ofte har man for vane at lukke ned for en event det øjeblik, den sidste gæst er gået, og lyset er slukket.

Men det er netop her, alle går hjem og rumsterer over den oplevelse, eventen har været for dem. Derfor hold fast i deltagerne lidt længere ved at sende en opfølgende mail til dem. Bed dem evaluere mødet, så I går klogere ud i verdenen. Send dem relevante links til bl.a. nyhedsbreve eller hjemmesider, og sørg for, at de får udleveret de præsentationer, der blev vist under mødet.

Tip #7: Design eventen med øje for flow og energi

I designet af eventen er det vigtigt at tænke på, hvor længe deltagerne kan bevare energien og engagementet om de forskellige punkter på dagsordenen.

Vores erfaring er, at opmærksomheden hurtigt er tabt. Ekspertoplæg varer derfor sjældent længere end 30 minutter, førend deltagerne engageres i spørgerunder eller øvelser i grupper. Ligeledes er det de færreste, der kan holde ud at sidde ned i længere end 45 minutter uden en pause eller et skift til stående indslag i programmet.

I designet af events lægger vi derfor vægt på at sikre momentum og energi i øvelserne, og arbejder bevidst med vekselvirkning mellem hhv. plenum- og gruppedrøftelser samt med regelmæssige temposkift undervejs. På den måde fastholder vi deltagernes engagement hele vejen gennem mødet.

Tip #8: Detaljen skaber oplevelsen

Hvis I under eventen gerne vil skabe noget ekstra til deltagerne, er det en god ide at tænke i noget, de ikke vil forvente. Noget der vil overraske og måske forstyrre (på en sjov måde). Tænk ud af boksen, for vi vænner os hurtigt til “det lille ekstra".

Engang gav det eksempelvis god effekt med chokolade på puden på et hotel, men mange steder er det blevet en standard, og derfor er det ikke en ekstra lille god oplevelse.

Brug desuden ikke for mange kræfter på den lille ekstra oplevelse hvis basis elementerne ikke er i orden. Der er nemlig meget lav tolerance for møder, hvor der ikke er nok kaffe, hvor mælken slipper op, og hvor der ikke er nok parkering. Den slags forseelser bonner altid ud i evalueringerne. Uanset hvor mange sjove, overraskende indslag man ellers disker op med.

Brug for mere inspiration?

Vi har selv forfattet en række forskellige redskaber og publikation om events, som alle er samlet her. Hvis det virker uoverstigeligt med al det læsestof, anbefaler vi dog også altid varmt at prioritere det fysiske møde i stedet. Vi stiller gerne op, hvis det skulle blive nødvendigt.