For noget tid siden var jeg en tur i Aabybro i Nordjylland, hvor vi havde Kick Off på projektet Oplev Vækst. Arrangementet blev indledt af Ulla Tofte, Direktør i Golden Days, der var inviteret til at sparke projektet i gang med et inspirerende indlæg om hendes erfaringer med at udvikle og eksekvere store kulturfestivaler og events.

Indlægget fik mig til at reflektere over egne erfaringerne med at udvikle forskelige typer af kulturevents, og hvad der udgør kardinalpunkterne i at skabe en vellykket event. For festivaler og kulturevents er i deres grundsubstans på mange måder at sammenligne med et flerhovedet monster af offentlige, private og frivillige organisationers tit meget forskellige interesser og dagsordner. Og hvordan sikre man som afsender eller arrangør, at ens eventen får et samlet og helstøbt udtryk, og alle involverede bidrager aktivt og engagerer sig i at skabe det bedst mulige arrangement?

Spørgsmålet om, hvordan man skaber den gode event bliver ikke mindre relevant, når man ser på vækstraten inden for festivaler og kulturevents de seneste år. For der kommer hele tiden nye til. Ifølge en rundspørge, som Politiken for nylig har gennemført, angiver 25 ud af 74 kommuner at der er kommet flere festivaler i kommunen siden 2010.

Med afsæt i vores erfaringer her i Manto og med inspiration fra Ulla Tofte og Golden Days har jeg derfor samlet 4 anbefalinger til den vellykkede event:

1. En succesfuld event starter og slutter med publikum

I håndteringen af de mange forskellige interessenter, der er involveret i at skabe en event, kan der være en tendens til at opbygge et stærkt internt fokus i udviklingsprocessen. Det kommer i høj grad til at handle om hvad vi gerne vil med eventen. Og i processen glemmer man at stille det helt centrale spørgsmål: For hvem og hvorfor er det vi laver den? Og hvad er det for en oplevelse vi gerne vil skabe for vores publikum? Nøglen til en succesfuld event udspringer af evnen til at skabe en mindeværdig og positiv oplevelse hos publikum. En helhedsoplevelse som inkluderer både form og indhold, og hvor der er et naturligt flow og sammenhæng mellem de enkelte delelementer fra logistik over bespisning til selve det kulturelle indhold.

2. Drop forestillingen om det fælles mål

Så er der forestillingen om, at der er ét fælles mål med eventen, som alle involverede kan engagere sig i. Men er det fælles mål nu også forudsætningen for at skabe den gode event? Eller bliver det i virkeligenheden en hæmsko for processen, fordi de forskellige aktører som udgangspunkt har forskellige formål og motiver med at engagere sig? Et bryggeri er til stede for at sælge øl, skabe overskud, og samtidig holde konkurrenterne væk. En amatørdanser er der for at udleve sin interesse og fordi der en scene og et publikum at optræde for. Den lokale sportsklub for at tjene til penge til klubkassen. Og sådan kunne jeg i princippet fortsætte.

3. Fokuser på rammesætningen

Hvis vi i stedet betragter eventen som en ramme inden for hvilken de forskellige aktører kan udfolde deres egeninteresse og potentiale, giver det nogle helt andre muligheder for at forme og udvikle eventen, uden at skulle kæmpe med at involvere alle i det fælles mål. Som afsender eller arrangør bliver øvelsen i stedet at prioritere og indtænke de enkelte bidrag i eventrammen, så de understøtter og udfolder den overordnede fortælling over for publikum. Derved skabes der et naturligt rum for den enkelte aktør til at engagere sig og udleve sin interesse, uden samtidig at skulle forholde sig til det bagvedliggende formål med eventen.

4. Respekter de frivillige og deres grænser

Frivillige organisationer og foreninger har en uvurderlig betydning for de fleste festivaler og events. Uden dem ville det ikke være muligt at gennemføre størstedelen af de festivaler vi kender. Derfor er det afgørende at forstå de frivilliges forskellige motiver for at engagere sig og tilpasse eventens rammer herefter. De frivillige må derfor heller ikke ses som en uudtømmelig ressource, der kan udnyttes efter behov, men som et værdifuldt aktiv, hvis der skabes den rette kobling mellem interesse og opgaver. Respekter de frivilliges grænser og husk på at det er deres lyst til at engagere sig og komme tilbage år efter år, der er festivalens fundament.

Min forhåbning er, at ovenstående anbefalinger kan bidrage til inspiration og være et oplæg til fortsat diskussion ude i festivallandet om, hvordan vi skaber de bedste rammer for den gode og vellykkede event.

/Michael